2024年1月から、電子帳簿保存法の「電子取引データの保存」が本格的に義務化されました。猶予されていた期間が終わり、メールやサイトで受け取った請求書・領収書は、データのまま保存しなければならないことになっています。
制度の解説記事はいくらでもあります。私も最初はそれを読みました。ただ、実際に自分の会社でやってみると、詰まったのは制度の理解ではなく、まったく別のところでした。
この記事は、従業員10人ほどの小さな会社で、経理を自分でやっている人間が、実際に運用してみて分かったことの記録です。専用システムは入れず、フォルダとExcelだけで対応しています。
保存が必要なのは「データでやりとりしたもの」だけ
最初に安心していい点から書きます。
対象になるのは、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当するデータです。ここで大事なのは次の2つです。
- 紙で受け取ったものを、わざわざデータ化する義務はありません。 紙は紙のまま保存で構いません
- 受け取ったものだけでなく、自分が送ったものも対象です。ここを忘れがちです
ファイル形式は問われません。PDFに変換したものでも、スクリーンショットでも構わないとされています。
つまり「メールに添付されてきた請求書PDF」「サイトからダウンロードした領収書」は保存が必要で、「郵送されてきた紙の請求書」は今までどおりでいい、ということです。
要件は3つだけ。しかもお金をかけずに満たせる
国税庁が示している要件は、大きく3つです。
1. 改ざん防止の措置をとる
方法はいくつかありますが、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」という方法なら費用がかかりません。 タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムを導入する方法もありますが、小さい会社ならまず規程で足ります。
規程のサンプルは国税庁のホームページに載っていて、それを自社用に直して1枚用意しておくだけです。私もこの方法にしました。
2. 「日付・金額・取引先」で検索できるようにする
専用システムがなくても、次のどちらかで対応できるとされています。
- 表計算ソフトで索引簿を作る（連番・日付・金額・取引先を一覧にする）
- 規則的なファイル名を付ける（日付・金額・取引先をファイル名に入れて、特定のフォルダに集める）
3. ディスプレイやプリンタを備え付ける
これは普通にパソコンとプリンタがあれば満たしています。
要するに、Excelとフォルダがあれば、お金をかけずに対応できるということです。私も専用システムは入れていません。
実際にやってみて、一番大変だったのは「集める」ところだった
ここからが本題です。
制度の要件は上のとおりで、読めば分かります。本当に大変だったのは、そもそも請求書や領収書のデータを集めてくることでした。この部分は、どの解説記事にも書いてありませんでした。
取引先や利用サービスによって、データの受け取り方がバラバラなのです。
① メールに添付されてくるもの（これは楽）
そのまま保存すれば終わりです。全部これなら苦労しません。
② サイトにログインしないと取れないもの（面倒）
「請求書を発行しました」というメールだけ来て、実物は各社のサイトにログインして取りに行く形式です。通信、カード、電力、クラウドサービスなど、思った以上にこれが多い。取引先の数だけログイン先があるということです。
③ ダウンロードリンクに有効期限があるもの（一番厄介）
海外のクラウドサービスに多い形式です。メール本文の「領収書をダウンロード」というリンクを開くと取れるのですが、しばらく放っておくとリンクが切れます。 後からまとめてやろうとして、期限切れで取れなくなり、結局サイトにログインして探し直すことになりました。
④ 通販サイト
注文履歴の画面から1件ずつダウンロードする形式です。件数が多いと、これだけで時間が溶けます。
ここから学んだのは、「月末にまとめてやろう」が一番失敗するということです。③の期限切れは、まとめてやろうとしたから起きました。届いたときに保存するのが、結局いちばん早い。
私の運用（フォルダとExcelだけ）
参考までに、今の形を書いておきます。
フォルダ構成
電子取引データ専用のフォルダを1つ作り、その下を年ごとに分けています。フォルダ名に「（電子取引）」と入れておくと、何のためのフォルダか後から見て分かるので、これはやっておいてよかったと思っています。
ファイル名の付け方
日付_取引先_書類の種類.pdf の形で統一しています。
2026-05-29_○○商事_支払通知書.pdf
2026-04_△△製作所_検収通知明細書.pdf
索引簿（Excel）
各年のフォルダに、取引先・日付・書類の種類・金額・ファイル名を並べたExcelを1つ置いています。
ファイル名に金額を入れるか、索引簿を作るか
ここは実際にやってみて考えが変わった部分です。
国税庁の例では、ファイル名を 日付_金額_取引先 としています。この形なら、フォルダの検索機能だけで要件を満たせます。
ただ私は、ファイル名に金額を入れませんでした。 理由は単純で、金額が入っていると後から見たときに読みにくいからです。「いくらだったか」より「どこからの何の書類か」で探すことの方が、実務では圧倒的に多い。
その代わりに索引簿のExcelを作っています。国税庁が示している方法のうち、①索引簿と②規則的なファイル名は「どちらか」でよいので、索引簿を作るなら、ファイル名は自分が探しやすい形で構わない、という整理です。
自分の探し方に合う方を選べばいい、というのが実感です。
小さい会社は、検索要件が免除される場合がある
これは知らない人が多いのではないかと思います。
次のどちらかに当てはまり、かつ税務調査でデータのダウンロードを求められたら応じられる状態であれば、検索要件（日付・金額・取引先で検索できること）は不要とされています。
- 基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下である
- 電子取引データを印刷した書面を、日付と取引先ごとに整理された状態で提示・提出できるようにしている
売上5,000万円以下の会社なら、索引簿を作らなくても要件上は問題ない、ということになります。
ただ私は、それでも索引簿は作った方がいいと思っています。 免除されるのはあくまで税務署に対する要件の話であって、自分が後から探せないと日々の仕事で困るからです。作るのは月に数分ですし、結局は自分のためです。
猶予措置はあるが、当てにしない方がいい
「相当の理由」がある場合は、要件を満たしていなくても保存が認められる猶予措置があります。ただし、国税庁の資料には次のようにはっきり書かれています。
システム等の整備が整っていて原則的なルールに従って電子取引データの保存ができるにもかかわらず、資金繰りや人手不足等の特段の事情がなく、電子取引データをルールに従って保存していない場合には、相当の理由があるとは認められません
要するに「やろうと思えばできるのに、やっていない」は理由になりません。そして今回見てきたとおり、必要なのはフォルダとExcelと規程1枚です。「システムを入れる余裕がない」という理由は、正直に言って通りにくいと思います。
手作業が限界になる日は来ると思っている
ここまで「お金をかけずにできる」と書いてきましたが、この方法には限界があります。
件数が増えると、保存とリネームだけで時間が溶けます。 月に数十件なら手作業で回りますが、取引先が増えればそのぶん比例して増えていきます。しかも前述のとおり、データを取りに行く場所が取引先ごとにバラバラです。
実は、今使っている会計ソフトにも電子取引データを取り込む機能があることを、後から知りました。それを使えばフォルダ管理そのものをやめられる可能性があるので、今は乗り換えるべきか検討している段階です。まだ結論は出ていません。
これから会計ソフトを選ぶ人であれば、電子帳簿保存法への対応がどうなっているかも見ておくといいと思います。判断の基準は2つだと考えています。
- 月に何件あるか。 数件なら、正直フォルダとExcelで十分です
- 無料でできていることに、月額を払う価値があるか。 ソフトの本来の目的は記帳であって、電子帳簿保存法対応はその付随機能です。それだけのために契約するのは本末転倒だと思います
私自身が「まだ手作業でいい」と判断しているのは、この2点で見て今の件数なら間に合っているからです。件数が増えたら、迷わず切り替えます。
法人向けのものは無料で試せる期間があるので、自分の件数で本当に楽になるかを確かめてから決めるのが確実だと思います。
これから始める人へ
順番としては、こうするのが早いと思います。
- 電子取引データ専用のフォルダを作る（年ごとに分ける）
- 国税庁のサンプルを使って事務処理規程を1枚作る（改ざん防止の措置はこれで足ります）
- ファイル名の付け方を決める（迷ったら
日付_取引先_書類の種類） - 索引簿のExcelを作る（売上5,000万円以下なら必須ではないが、自分のために作る）
- 届いたその日に保存する習慣にする（これが一番重要）
制度そのものは、身構えるほど複雑ではありませんでした。難しいのはルールの理解ではなく、バラバラに届くデータを取りこぼさず集め続けることです。仕組みを作るより、習慣を作る方が大変でした。
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会社の実務で、同じように自分で調べて整理したものです。
この記事について
本記事は、公開時点で国税庁が公表している情報と、筆者自身の運用経験をもとに整理したものです。制度は改正されることがあり、また個別の事情によって取り扱いが異なる場合があります。実際の対応にあたっては、必ず国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトで最新の情報をご確認いただき、判断に迷う点は顧問税理士にご相談ください。
参考にした公式情報